2018年のカレンダーが最後の1枚になりました。師走ですね。
この時期の社労士事務所では、賞与支払いがある企業さんが多いので賞与支払届けのラッシュがあり、年末調整のピークになっていきます。
皆さんも年末ということで何かと業務が立て込んでくる時期ではないでしょうか。
そして、仕事だけではなくプライベートでも何かと忙しない空気が漂ってきます。
年賀状の準備やら、大掃除等もその一つです。大掃除、どのようにされていますか。
大掃除はどこを誰が担当するか等、スケジュールを立て、家族で役割分担を決めてから取り掛かっている方も結構いらっしゃるようですが、この『計画を立てること』が非常に大切だと考えています。
例えばただ漠然と、「今日は大掃除をしよう」とスタートしたとします。
やり始めて、あれ?タワシが足りない、ゴム手袋が切れた等、道具が足りなくて買い物に時間を取られてしまったり、一緒にやる家族から『終わったよー、次なにする?』と言われて
さて、次は、、、とキョロキョロ見回してどこにしようか考えているようでは、大掃除に集まった家族の時間を無駄にしてしまうことになります。
もっとも、コミュニケーションの時間と思えば、その無駄な時間も大切ですが、
「目的＝今年の汚れは今年のうちに」
このアウトプットにはつながらないことになってしまい、「また今度にしよう」という事になりかねませんね。
これは、仕事でも同じことが言えます。
例えば、「年賀状を取引先に出す」という業務について考えてみましょう。
最近は企業間でも虚礼廃止とする企業も増えているようですが、日本の伝統文化として今もなお根強く残っている慣習を続けていらっしゃる企業も多いですから、皆さんの会社でもそろそろ準備されていることではないでしょうか。
年賀状を送る業務を指示する、又はご自身で作成する時、まず、何をしますか?
どのように進めていますか?
ただでさえ忙しいこの時期、今年もらった名刺から出す、出さないの区分けをして、住所を入力して図案を決めて印刷して投函、そんな流れの方は多いのではないでしょうか。
でも、、、
ちょっと待ってください!
その前にちょっと考えていただきたいのが、「年賀状を出す計画」です。
年賀状を出すのに計画なんていらないと思う方が殆どだと思いますが、この「年賀状を出す計画」というのが実は非常に大切なのです。
まず、何故年賀状を出すのか?という事を考えてみましょう。
年賀状は、平安時代とか奈良時代に、貴族が新年の挨拶を文にして交換したのが始まりと言われているそうで、今年(昨年)一年のお礼と来年(今年)のご挨拶に伺えない相手に出すものです。
今は、インターネットが普及してE-mailやFacebookなど、ビジネスの世界でもコミュニケーションツールとしての活用が進み、それを新年の挨拶をする企業も増えています。
では、それらを背景に「年賀状を出す計画」を考えてみてください。
計画を立てるには、まず、なにをするべきか?洗い出しですね。
もし、あなたの会社で年賀状を出す事が、形だけで心のこもっていない、意味のない儀礼になってしまっているのであれば、虚礼廃止の選択も良いでしょう。
師走の忙しい時ですから、ビジネスを継続するための取捨選択が大切です。
少し乱暴な例えかもしれませんが、それで捻出した時間に、これまで忙しいからと訪問できなかった取引先「候補」へのアプローチが出来るのであれば、そちらを選択するのも良い判断だと思いませんか。
「いやいや、やっぱり年始の挨拶をしたい取引先があるよ」という方は、業務の洗い出しをしましょう。
でもここは「年賀状を出す計画」ではなく、「年始のご挨拶(年賀状等)計画」という意味で「年賀状を出す」という行為に「意味」を持たせて考えてみてください。
ビジネスでは、年賀状もE-mailなどにしても受け取った相手に喜んでもらい、取引につなげることが「目的」です。
この「目的」からブレずに、「年始のご挨拶(年賀状等)計画」を考えてみましょう。
例えば。。。
① 誰に挨拶をしたいか
②どのような手段(年賀状、E-mail、訪問等)で挨拶をすべきか
③どのような文面にするか
④どの図案を盛り込むか
⑤手書きのコメントをいれるか、誰がいれるか
⑥誰が、どのような日程で進めるか
⑦年明けに電話をするか、伺うか等フォローするか
⑧フォローするならどこに対して、どのようにするか
こんな感じでしょうか。
いかがでしょうか。「年賀状を出す業務」この切り口で業務を見直してみると、今までとは異なるアプローチが見えてきましたよね。
どのような業務でも改善点はまだまだあります。
今、ビジネスの世界は変化のスピードが驚異的に早くなっています。
今までと同じやり方、惰性で回していると結果に繋がらないだけではなく、
大切な人財を無駄な業務に費やしている事に気付く事ができるのではないでしょうか。
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人事面からサポートすることで、「気付き」をお届けしながら、経営者の皆様に業務改善できるヒントを提案していく事ができます。
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