今年の漢字が発表されました!!
「災」
振り返ってみれば、関東の大雪に始まり、北海道・大阪・島根の地震、西日本豪雨、大型台風、記録的猛暑等、
日本各地で大規模な自然災害がありましたね。
でも、一方でスーパーボランティアの活躍や、防災・減災意識も高まっていると感じています。
そんな意識を背景に新元号の年に向かって、しっかりと締めくくりたいものです。
さて、1年の締め括り、皆さんの会社ではどうされていますか。
最後の就業日にはみんなで大掃除、という事業所さんも多いのではないでしょうか。
事務所や工場などの掃除は勿論ですが、パソコンの大掃除も忘れずにしておきましょう。
パソコンの大掃除、画面やキーボード内の汚れは勿論ですが、重要なのはパソコン内の大掃除です。
仕事上欠かせないExcel、Word、PowerPointといったツールを使った電子ファイル。
日々作成したファイルがどこにあるか分からなくて、探し回った事はありませんか?
また、最新版がどのファイルなのか、更新の日付を見て「これ、かもしれない」といくつも開いて、
どこが違うのか確認してみたり、、、そんな事もよくあったのではないでしょうか。
社内でサーバーを共有している事業所さんでは、こんな話をよく聞きます。
・これ誰が作ったファイルかわからないんです。
・退職したAさんが、確か作っていたはずなのですが。
・作業中なのか完成版なのかわからないので、動かせません。
・必要なのか、不要なのかがわからないからそのままにして、新たに作りました。
・退職した人のファイル、使うのか使わないのかわかりません。
こういう状況になっている時、経営者の方や上司の方は「何でこんな事に、そんな時間がかかっているのかわからない」そう思いますよね。
「作業時間」よりも「探す時間」や「確認する時間」が多くなっているのです。
ただでさえ、人手不足の状況ですから、業務の効率化は最重要課題です。
でも、担当者は、目の前の事で精一杯。
忙しい毎日の中では、「こうした方が良い」と気付いても、後回しになってしまいがちなんです。
そして、よくわからないから、使えるファイルを使わずに新担当者が新たに作成する、
こんな無駄な時間も発生しているはずです。
そんな事にならないように、年の最後に「ファイル大掃除の時間」を是非作ってみてください。
もし、まだルールが出来ていない場合は、事前に保存ルールを用意しておく必要があります。
ルールとは、例えばこんな感じです。
・フォルダ作成のルール
（例） 大分類 部門別、Project別、相手先別(クライアントやベンダー)等
中分類 時系列(年、月等)、進捗別、相手先別(クライアントやベンダー)等
小分類 業務別(見積、注文、請求、入金等)、相手先別(クライアントやベンダー)、進捗別等
・ファイル名のルール
（例） クライアントやベンダー名、＋ファイルの内容＋作成日付＋作成者
・ファイル保存のルール
（例） 作成した部門が管理する案件毎に保存
作成者の所属する部門で保存
Project単位で保存
時系列で保存
・ファイル削除のルール
退職者のファイル保存のルールを決めておく。
各フォルダに削除日を記載したゴミ箱フォルダを用意しておく
こんなふうに一定のルールで保管されていれば、ひと目でわかりますし、退職した方がいても探せますね。
毎年整理している場合は、さほど時間は必要ありませんが、
これまで何も手をつけていなかった事業所さんでは、このように整理をするにはしっかりとした時間を確保する事が必要になります。
人手が足りなくて、そんな時間ないよ!!
と、言う声が聞こえそうですが、果たしてそうでしょうか。
一ヶ月20日稼働の事業所さんで1日の業務の中でファイルの探索、確認が一人たったの5分だったとしても、1年間では1200分、20時間の無駄な時間が発生しています。
ファイルの大掃除に全員で例えば2時間の時間を費やしても費用対効果で言えば、効果が大きいとお分かりになると思います。
目の前の業務をこなして「はぁ〜終わった」と1年を締めくくるのではなく、
あと一歩、1年をしっかり振り返り、来年以降「利益を生む業務に使える時間」を捻出して締めくくる事で、
良いスタートを切れるようになります。
そのためにも、
経営者や上司の皆さんには、是非、一歩引いて全体を見ていただきたいと思います。
人手が足りないからこそ、次の一手が何より重要ですから。
「ファイルの整理」一つとっても、中には整理の苦手なスタッフもいますので、メンターさんが声をかけ、
少しずつ出来るように導いてあげられるような人事体制を構築して進める事も大切なのです。
従業員全員のスキルをアップさせ、力をつけていく事でよい結果に繋がっていきます。
スタッフ一人ひとりの積み重ねが、今年の結果となりました。
来年はその中の5分を更に有効活用して、より良い結果につなげていただき、その結果は賞与や人事評価としてフィードバックしましょう。
「従業員の幸せ＝会社(事業主)の幸せ」ですから。
そして、人事体制、人事制度の構築は、客観的な意見をお伝えできる労務の専門家と共に進める事をお勧めします。
私たちは労働法の専門家です。
初回相談料は無料ですので、是非お気軽にお問い合わせください。
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